La date limite pour soumettre des événements de réunion ou de satellites est le 8 décembre.
Instructions et astuces utiles pour les organisateurs
Les événements et symposiums satellites sont organisés de manière indépendante par les membres de la communauté et complètent la programmation officielle du congrès en offrant aux groupes la possibilité de se réunir avant ou après le congrès officiel de l’ACN.
Que vous soyez un organisateur de congrès chevronné ou que ce soit la première fois que vous organisez un événement, nous vous invitons à lire attentivement le document suivant pour obtenir des informations utiles afin d’assurer le succès de votre événement.
Statut de satellite officiel de l’ACN
Si vous souhaitez que votre événement soit reconnu comme un satellite officiel ACN, assurez-vous de postuler via le formulaire en ligne ci-dessous.
L’Association canadienne des neurosciences fournit les services suivants aux organisateurs de réunions satellites moyennant des frais de 500 $ CAD + taxes.
- Publication d’informations sur les événements satellites sur le site web du congrès de l’ACN
- Promotion de l’événement satellite dans la communauté dans des envois de masse
- Inclusion dans le programme du congrès de l’ACN
- Possibilité de louer un nombre limité de salles à l’endroit du congrès, ou d’organiser votre événement ailleurs.
Après la date limite, nous examinerons toutes les candidatures pour nous assurer qu’elles sont éligibles au statut de satellite officiel. Toutes les soumissions seront examinées par nos organisateurs de congrès et par le comité du programme scientifique.
Tous les symposiums et événements préconférences devraient inclure des femmes, des personnes sous représentées et/ou des scientifiques en début de carrière. Une justification forte est requise pour les propositions dans lesquelles la diversité des participants n’est pas explicitée. En outre, des tentatives doivent être faites pour s’assurer que les participants aux symposiums et aux satellites avant la conférence proviennent de plusieurs institutions, afin que les participants au congrès bénéficient d’une collaboration interinstitutionnelle.
Notez également que tous les organisateurs de symposiums satellites et les participants doivent adhérer à la déclaration de valeurs de l’ACN Disponible ici :
https://can-acn.org/fr/congres-2027/declaration-de-valeurs-congres-acn/
En tant qu’organisateurs indépendants, il incombe aux organisateurs du symposium satellite de s’assurer que tous les participants à leur événement agissent conformément à la présente déclaration de valeur.
Location de salle sur le lieu du congrès de l’ACN
Comme le nombre de locaux disponibles pour la location sur le site officiel de l’ACN est limité, elles seront attribuées selon le principe du premier arrivé, premier servi.
Le coût de la location d’un local est de 1 500 $ CAD, avec une organisation de style théâtre, et une configuration audio-visuelle de base (projecteur, microphone) est inclus dans ce prix. Notez que ce tarif subventionné couvrant à la fois la location du local et l’AV est fourni à titre de service à nos membres.
Une fois qu’un événement satellite a été approuvé, le Secrétariat du congrès CAN-ACN, Podium Conference Specialists, fournira aux organisateurs les contacts appropriés pour commencer la planification. Veuillez noter que le Podium n’est pas engagé pour la planification et l’organisation d’événements satellites.
Les organisateurs d’événements satellites doivent assumer la responsabilité de tous les arrangements, y compris
- Inscriptions à l’événement
- Traitement des paiements / Budget
- Veiller à ce que tous les participants adhèrent au code de conduite
- Location AV supplémentaire si nécessaire
- Commandes de nourriture et de boissons
- Location de support à affiches
- Impression de badges / longes
- Tout mobilier requis (table d’inscription ou autre)
Veuillez utiliser le formulaire ci-dessous pour soumettre une proposition pour un symposium ou un événement CAN par satellite.
Satellite event submission form
Après avoir soumis, vous devriez voir un message de confirmation indiquant la réception de votre candidature, et Un e-mail avec les détails de votre soumission sera envoyé à l’adresse que vous avez indiquée. SVP contactez nous si vous ne recevez pas ces confirmations.
Si vous copiez et collez des informations dans le formulaire, veuillez vous assurer de coller en texte brut.
Notez que le formulaire n’apparaîtra que pendant la période de soumission.